介護現場では、食事、排泄、入浴、バイタル、ケース記録、申し送り、事故報告など、毎日多くの記録を行います。
もちろん記録は必要です。利用者の状態変化を把握したり、職員間で情報を共有したり、事故が起きたときに経過を確認したりするために欠かせません。
ただ、現場を見てみると、こんな業務が残っている施設もあります。
紙に書いた内容を、あとでパソコンにも入力する。介護記録に入力した内容を、申し送りノートにも書く。昔から使っている記録用紙なので、とりあえず全部の欄を埋める。
人手不足が続く介護現場で考えたいのは、記録を速く書く方法だけではありません。
「そもそも、この記録は必要なのか」
というところから見直すことが重要です。
厚生労働省も介護現場の生産性向上策として、記録・報告様式の工夫やICTを活用した情報共有を挙げています。既存の様式について、項目の必要性や使いやすさ、見やすさを改めて検討することも推奨されています。
この記事では、特別養護老人ホーム（特養）などの介護施設を想定して、介護記録をどう効率化できるのかを現場目線で考えます。
結論：効率化のカギは「書くスピード」より「書く回数」
記録時間を減らそうとすると、職員がもっと速く入力できるようにする、パソコンの台数を増やす、といった方向に考えが向きがちです。
しかし、それだけでは大きく変わりません。
重要なのは、記録する → 転記する → 申し送る → 集計するという一連の流れそのものを見直すことです。
たとえば排泄介助をしたあと、こんな流れになっている施設があります。
紙の排泄表に記入する。勤務終了前に介護ソフトへ入力する。変化があったので申し送りノートにも書く。
同じ出来事について、職員が何度も作業していることになります。
これを、
介助の直後にタブレットで入力する。そのまま介護記録として保存される。必要な情報だけが申し送り画面に表示される。
という形にできれば、記録そのものを1回に近づけられます。
厚生労働省も、ICTを活用して各帳票への転記作業を減らし、介護記録・情報共有・請求事務まで一気通貫で扱える仕組みが効率的だとしています。
「記録を減らす」＝「何でも書かなくていい」ではない
ここは非常に重要なので、方法の話に入る前に確認しておきます。
介護施設には、制度上、作成・保存しなければならない記録があります。
特養の場合、厚生労働省の「指定介護老人福祉施設の人員、設備及び運営に関する基準」では、サービスを提供した際に「提供した具体的なサービスの内容等」を記録することが求められています。
さらに、施設サービス計画、具体的なサービス提供内容、身体拘束等に関する記録、市町村への通知、苦情、事故の状況と対応などについて、記録を整備・保存する規定があります。
ですから、
必要な記録そのものをなくすのではなく、不要な項目・重複入力・転記をなくす
というのが基本的な考え方です。
なお、国の基準省令では対象となる記録について「完結の日から2年間」の保存が規定されていますが、自治体の条例によって5年間など、より長い保存期間が設定されている場合があります。施設所在地の条例や指定権者の取扱いも確認しておく必要があります。
介護現場の記録を効率化する10の方法
全体像を先に示します。
| 方法 |
現場での改善例 |
| 記録項目を見直す |
本当に必要な項目だけ残す |
| タブレット・スマホ入力 |
介助した場所でそのまま記録 |
| 選択式入力 |
食事量・排泄などをタップ入力 |
| 定型文を活用 |
よく使う文章を毎回入力しない |
| 音声入力 |
長い経過記録を話して入力 |
| センサー・測定機器連携 |
バイタルなどを自動で取り込む |
| 一度入力した情報を再利用 |
記録から帳票や集計へ反映 |
| 申し送りをデジタル化 |
記録内容をそのまま共有 |
| AIで文章作成を補助 |
箇条書きから記録文を作成 |
| 紙と電子の二重管理を見直す |
同じ内容を2回書かない |
ここから、ひとつずつ見ていきます。
1．まず「記録項目そのもの」を減らせないか考える
最初にやるべきなのは、介護ソフトの購入ではありません。
今使っている記録用紙や入力画面を、一度すべて確認することです。
確認したいのは、次のような点です。
この項目は誰が見ているのか。この数字は何に使っているのか。別の記録にも同じことを書いていないか。監査で本当に必要なのか、それとも昔から書いているだけなのか。
厚生労働省も、既存の記録様式について項目の必要性を再検討することを生産性向上策として示しています。
つまり、記録を減らすこと自体が業務改善だということです。
ただし、「何のための記録か分からないから削除する」のは危険です。法令、自治体条例、介護報酬上の算定要件、施設内の事故防止やケアの継続に必要な記録なのかを確認したうえで判断してください。
2．記録は「あとで書く」から「その場で書く」へ
勤務終了前になるとパソコンの前に職員が集まり、一斉に記録を入力している。そんな光景がある施設は少なくありません。
この方法だと、記憶をたどりながら書くことになります。
何時だったかな。食事量は何割だったかな。誰から報告を受けたんだったか。
そこでタブレットやスマートフォンを使い、食事介助のあとに食事量を入力する、排泄介助のあとに排泄状況を入力する、体位交換のあとに記録する、というようにケアと記録の時間を近づけます。
思い出す時間が減るだけでなく、記録の正確さという面でも意味があります。
厚生労働省の生産性向上に関する教材でも、タブレット型端末を活用した記録が具体的な改善策として紹介されています。
3．文章を書かなくていい記録は選択式にする
すべてを文章で入力する必要はありません。
たとえば食事なら、主食10割、副食8割、水分150mlといった情報は、選択や数値入力で十分です。
排泄も、排尿の有無、排便の有無、便の性状、量などを選択できるようにしておけば足ります。
逆に、文章でしっかり残したいのはこういう内容です。
食事中に突然むせ込みが増えた。普段より立位が不安定だった。本人から強い痛みの訴えがあった。
変化や異常こそ文章で残す仕組みにしたほうが、重要な情報が長い文章のなかに埋もれにくくなります。
全員について長い文章を書くのではなく、通常の状態は簡単に、変化があったときは詳しく。この記録設計は検討する価値があります。
4．定型文・テンプレートを活用する
同じ文章を毎回ゼロから入力しているなら、定型文を登録します。
「○時、居室訪問」「本人より疼痛の訴えなし」「看護職員へ報告」といった、頻繁に使う表現を登録しておくだけでも入力時間は変わります。
ただし、定型文には注意点があります。
便利だからといって毎回同じ文章を貼り付けていると、実際には観察していない内容まで記録に残ってしまう危険があります。
テンプレートはあくまで入力補助です。その利用者について実際に確認した事実を残すことが大前提になります。
5．音声入力を使う
長い文章については、音声入力も有効です。
たとえば事故を発見したときに、
「14時20分、居室訪問時、ベッド横の床に座り込んでいるところを発見。本人に痛みの訴えなし。外傷確認できず。看護職員へ報告」
と話し、それを文字に変換します。
キーボード入力が苦手な職員でも使いやすく、経過記録のように文章量が多くなる場面では特に効果が期待できます。
ただし、共有スペースで利用者の個人情報を読み上げれば、周囲に聞こえる可能性があります。導入するなら、使用場所や端末の管理についてのルールもあわせて決めておく必要があります。
6．バイタルやセンサー情報を自動で取り込む
体温を測る。紙に書く。あとでパソコンに入力する。
これも典型的な二重作業です。
対応している介護記録システムであれば、体温、血圧、SpO2、体重、睡眠、離床、排泄といった情報を、測定機器やセンサーから連携できる場合があります。
人が数字を書き写す作業を減らせれば、時間短縮だけでなく転記ミスの防止にもつながります。
厚生労働省は介護テクノロジーの導入を継続的に推進しており、介護記録ソフトの機能を調査した結果も公開されています。
介護ソフトを選ぶときは、単に記録ができるかどうかではなく、既存の機器や他システムと連携できるかを確認することが重要です。
7．「一度入力した情報」を何度も使う
記録効率化で特に重要なのがここです。
利用者の情報を、介護記録、申し送り、日報、各種帳票、集計表、請求関連へと、毎回別々に入力しているなら、改善の余地は大きいと言えます。
理想は、一度入力したデータを必要な場所で再利用することです。
厚生労働省も、ICTによる転記作業の削減や、介護記録・情報共有・請求事務までつながった仕組みを効率的だとしています。
介護ソフトを選定するときも、入力画面がきれいかどうかだけでなく、
「同じ情報を何回入力しなければならないか」
という視点で比べてみてください。
8．申し送りのための「書き直し」を減らす
介護記録を書いたあと、同じ内容を申し送りノートに書き直している施設もあります。
これは見直せる可能性があります。
介護記録のなかから、転倒、発熱、食事量の低下、排便状況、受診、薬の変更、家族への連絡など、次の勤務者に必要な情報だけを抽出して一覧表示できれば、申し送りのためだけに同じ文章を書く必要はなくなります。
また、ICTを使った情報共有には、情報が伝わるまでの時間差を短くできるという利点もあります。
厚生労働省も、ICTによる一斉同時配信や申し送りの効率化、情報共有のタイムラグ解消を生産性向上策として挙げています。
9．生成AIを「記録の下書き」に使う
今後大きく変わる可能性があるのがAIの活用です。
たとえば職員が、
「14:20居室。ベッド横で尻もち状態。痛みなし。外傷なし。NS報告」
とメモのように入力し、AIが読みやすい文章に整える。あるいは長い記録から、夜勤者に申し送る内容だけをまとめる。そうした使い方が考えられます。
ただし、AIが作成した文章を確認せずにそのまま正式な介護記録にする運用は避けるべきです。
生成AIは、事実と異なる文章を生成する可能性があります。
また介護記録には、利用者の健康状態を含む重要な個人情報が含まれます。個人情報保護委員会は、事業者が生成AIへ個人データを入力する際に、利用目的の範囲内であるかを確認すること、サービス提供事業者が入力データを機械学習など別の目的に利用しないことを確認することについて注意喚起しています。
介護施設でAIを使うなら、
施設として承認されたAI環境を使い、入力できる情報の範囲を決め、最後は職員本人が内容を確認する
という運用が必要になります。
10．「紙＋パソコン」の二重記録を見直す
介護記録を電子化しても、紙の記録をそのまま残してしまうと業務は減りません。
紙に書いて、パソコンにも入力する。むしろ仕事が増えることさえあります。
ICTを導入するときに最も重要なのは、
新しい仕事を追加することではなく、「何をやめるか」を同時に決めることです。
電子化する記録。紙で残す記録。完全に廃止する記録。
この3つを整理してから導入したほうが、結果的にうまくいきます。
厚生労働省の考え方でも、ICTの導入そのものが目的ではなく、業務プロセスを見直して介護サービスの価値を高めることが生産性向上とされています。
失敗しやすいのは「とりあえずICTを入れる」パターン
介護ソフト、スマートフォン、タブレット、センサーを導入すれば、自動的に職員の仕事が減るわけではありません。
たとえばタブレットを導入しても、紙のチェック表を続け、パソコン入力も続け、申し送りノートも続けていれば、仕事はほとんど減りません。
必要なのは、ICTを導入する前に現在の業務を見える化することです。
誰が、いつ、何を記録し、その情報を誰が使い、別の場所に何回転記しているのか。
これを調べたうえで、なくせる・簡略化できる・自動化できる・絶対に残すの4つに分類します。
この作業をするだけでも、改善すべき場所がかなり見えてきます。
見える化の進め方
難しく考える必要はありません。1日分の業務を、記録に関わる部分だけ書き出してみるところから始められます。
記録の名前、書いている人、書くタイミング、その情報を見る人、同じ内容を書いている別の記録。この5つが並べば、重複はかなり見つかります。
実際に記録している職員に聞いてみるのも有効です。「どの記録に一番時間がかかっていますか」という質問だけでも、優先して手を付けるべき場所が見えてきます。
記録を減らしてはいけない場面もある
効率化を優先するあまり、利用者の状態変化まで記録しなくなってしまっては本末転倒です。
特に次のような内容については、後から経過を確認できる記録が重要になります。
事故やヒヤリハットに関係する状況。身体拘束等に関する内容。利用者の急な状態変化。ケア方法を変更する判断材料。家族や医療職などとの重要なやり取り。
特養については、事故の状況や事故時に行った処置、身体拘束等の状況など、明確に記録が求められている事項もあります。
効率化とは、必要な記録まで消すことではありません。
重要でない作業を減らし、重要な記録に時間を使えるようにすることです。
最初にやるなら「記録の棚卸し」から
大掛かりなICT導入をしなくても、明日からできることがあります。
今使っている記録用紙、Excel、介護ソフト、申し送りノート、チェック表などを全部並べてみてください。
そして、それぞれについて、
「この記録は何のために書いているのか」
を確認します。
理由が明確なら残す。同じ情報を別の場所にも書いているなら、統合できないか考える。誰も使っていない項目なら、必要性を確認する。自動で取得できる数字なら自動化する。文章を書く必要がない項目なら選択式にする。
こうして一つずつ見直していったほうが、いきなり高価なシステムを導入するより効果が出ることもあります。
まとめ｜介護記録の目的は「書くこと」ではない
介護現場では、記録すること自体が仕事になってしまうことがあります。
しかし本来の目的は、記録を書くことではありません。
利用者の状態を把握すること。必要な情報を職員間で共有すること。安全なケアにつなげること。必要なサービスが提供されたことを残すこと。
そのために記録があります。
介護人材が不足するなか、職員が記録や転記に多くの時間を使えば、その分、利用者と関わる時間は減ってしまいます。
だからこそ、「どうすれば速く書けるか」だけではなく、「そもそも何を書く必要があるのか」「なぜ同じ内容を何度も書いているのか」を考えることが重要です。
紙からパソコンへ変えるだけでは、本当の記録効率化とは言えません。
不要な記録を見直す。その場で入力する。転記をなくす。機器から自動で取り込む。一度入力した情報を再利用する。AIは安全なルールのもとで補助として使う。
こうした改善を積み重ねていくことが、記録時間の削減と介護の質を両立させる現実的な方法です。
そして記録業務を見直すとき、最初に職員へ聞いてみたい質問はとてもシンプルです。
「この記録、本当に必要ですか？」
